業務を効率化する
2020/03/02
目指せ！働きやすい印刷会社！Microsoft Office 365を活用して自社の生産性向上を実現しよう
長時間労働による過労死などが問題視され、国を挙げて推進されている働き方改革。残業時間の上限規制や有給取得義務化といった労働環境を改善するための法律も整備され、社会全体が働き方の見直しを進めています。
印刷業界においては、紙の印刷物の生産が減少する中、多様なメディアを用いたソリューションの提供など新たな価値創造が求められています。これからの印刷会社は、より「人」のスキルに重きを置いた事業に注力せざるをえません。その為、印刷会社が長期間収益を上げて存続していくには、従業員にとって働きやすい環境を整えて、優秀な人材が長く貢献したいと思える会社であることが必要なのです。
働く人の満足度が上がれば、従業員の仕事に対するやる気や職場の雰囲気も改善。生産性がアップし、会社の成長にもつながります。ただ、どこから労働環境の見直しをスタートしたらいいのかわからないという方もいるでしょう。そんな方におすすめのツールが、各業界で活用が進んでいる「Office 365」です。今回は、働き方改革を進める方法として手軽に導入できる方法である Office 365のメリットや使い方をご紹介します。
ノウハウの実践方法をまとめた
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Microsoft Office 365とは？
Microsoft Office 365は、PowerPoint、Excel、Wordなどの最新のOfficeアプリケーションやメール、テレビ会議システム、文書管理・共有などのグループウェアサービスがセットで利用可能なマイクロソフト社製のサービスです。
主に中小企業から大企業まで幅広く使われているサービスで、1ユーザーから使用可能。企業規模に関わらず、すぐに導入ができるのも Office 365のメリットです。では、Office 365が印刷会社のどのようなシーンで働き方を改善できるのか、具体的に紹介していきます。
業務の中で、こんなお悩みありませんか？
印刷会社の皆さんは、業務フローの中でどのような悩みを抱えていますか？ Microsoft Office 365の活用事例の前に、まずはよくある課題について整理していきましょう。
本部と現場の意思疎通がうまくいかない…
クライアントの要望をヒアリングしてニーズに沿った成果物を納品するのは、本部や営業所の役割。ただ、実際に印刷物を制作するのは現場です。クオリティ高く、要望に沿った印刷物を届けるためには、営業所と現場の意思疎通が必須です。
ただ、現場で作業に集中している従業員は、電話やメールにすぐには対応できないのが実情です。情報の伝達がうまくいかず、進行中の案件に問題が見つかり、刷り直しが発生してしまうことも。両者のコミュニケーションに頭を悩ませている印刷会社が多いのが現状です。
仕様書や作業手順書など、どれが最新なのかわからない…
仕様書や作業手順書は、印刷現場の作業をスムーズに進めるために欠かせない書類。ただ、このファイルの管理方法次第で、時にムダな作業を生んでいるケースもあります。
例えばファイルを更新したという情報が従業員にうまく共有されず、どれが最新版なのか分からなくなり、その結果、古いファイルを参照して作業してしまい、手戻りや最悪の場合、印刷事故につながります。
スケジュール管理をもっと簡単に行いたい（工務の場合）
印刷現場で重要な仕事のひとつが、工務です。工務の担当者は、業務の工程管理や協力会社への手配・指示など、全般的なスケジュールマネジメントや、印刷機器のオペレーションも行っています。
社内や社外との予定確認の手段は、主に電話やFAX。その連絡をもとに、Excelなどのファイルにスケジュールをまとめて社内に共有している現場が多くあります。ただそうした方法では、コミュニケーションに時間がかかってしまう、急な予定変更が共有できないといった課題も。多くの印刷現場は、もっと簡単に関係者間で最新スケジュールやファイルを確認したいというニーズを抱えています。
そのお悩み、 Office 365 で解決できます！
では、印刷業界の業務上の課題は、 Office 365でどのように解決できるのでしょうか。具体的にご説明していきます。
ちょっとしたコミュニケーションやテレビ会議に便利
印刷現場では、営業と簡単にコミュニケーションが取れる手段や、フェイスtoフェイスで確認しながら打ち合わせができる方法が求められています。
Office 365は、そんな営業と現場間の日々の連絡を、PCやスマホでのチャット機能やWeb会議によって円滑にできるツールです。 Office 365によるコミュニケーションの主なメリットは次のとおりです。
- 作業現場でもスマホを使って会話ができる
- チャット機能で気軽に会話できる
- テレビ会議機能で、いつでもどこでも顔を見て相手と話せる
印刷の現場で、ちょっとした確認事項や伝達漏れをフォローしたいときなど、少しだけ連絡がとりたいときに、スマホを使って簡単にコミュニケーションがとれるため、連絡がつきづらい現場との意思疎通がスムーズになります。重要な連絡や、相手の意見を聞きながらの打ち合わせがしたいときは、テレビ会議を使えば、誤解のない意思疎通が可能です。連絡ミスを削減でき、さらに打ち合わせのための移動も少なくなるためコスト削減にもつながります。
ファイルの共有・同時作業も可能！
Office 365は、従業員間のファイルの共有にも便利です。クラウド上にアップロードしたひとつのファイルをリアルタイムで編集可能。また、編集・閲覧権限も各々に付与出来る為、作業に必要なファイルを手違いがなく、常に最新版で共有することができます。その他、主な機能やメリットはこちら。
- Excelなどのファイルや仕様書・作業手順書も常に最新状態で共有できる
- 複数のメンバーで同時に編集できる
- 編集権限・閲覧権限が各個人ごとに付与でき、作業ミスが軽減できる
複数人で同じファイルの編集・閲覧ができるため、情報共有もスムーズ。従業員は Ofiice 365にアクセスするだけで、最新状態のファイルを確認できます。これによって効率よく正しい情報共有ができるため、社員のストレスも軽減できます。
スケジュール管理も簡単！
スケジュールの管理も、Office 365ならお手のもの！印刷現場の作業スケジュールの管理や、関係者間での共有も簡単にできます。
- いつでもどこでも最新のスケジュールを確認
- スケジュール確認からそのまま会議の予約もできる
- スマホ連動が可能
スマホを使って、メンバーの最新の予定をいつでもどこでも簡単に確認できます。また、予定表からそのまま会議も予約できるため、会議日程の調整もスピーディ。複数の参加者の予定を合わせるのにかかっていた時間を削減できるため、生産性がアップします。
現場にPCがない！？ Office 365×IWB連携なら大丈夫！
パソコンやスマホでの連絡やスケジュール確認がスムーズな Ofiice 365。ただ、作業現場には従業員の個別PCやスマホがないというケースもあります。
そんなときに便利なのがインタラクティブホワイトボード（以下IWB）です。IWBとは、インターネットに接続することができ、かつ Ofiice 365と連携も出来る電子黒板。PCやスマホがなくても、その場で Ofiice 365と連携し、本部や営業所との連携や資料の共有、テレビ会議等ができます。また、サイネージとしても利用できるので、未使用時は会社の掲示板や社内ポータルとして活用することで情報発信ツールにもなります。
【紹介動画】
RICOH Interactive Whiteboard Add on Service for O365
まとめ
今回ご紹介した Ofiice 365は、大きな設備投資や高いコストをかけることなく印刷会社の労働環境に変革をもたらしてくれるツールです。
昨今注目されている働き方改革ですが、単に残業時間の削減だけが目的になっているケースもあります。仕事の中身を見ず労働時間を短くすることだけを指示するのでは、本当に働きやすい環境は整備できません。一度日々の業務内容を見直し、従業員にとって気持ちよく働ける環境を作ることで日々の作業に対するフラストレーションや非効率による長時間労働も減り、全社員の幸福度やモチベーションが向上。結果的に、企業の収益アップや経営基盤の強化につながります。
本当の働き方改革の実現に向けて、Microsoft Office 365の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
