小回りの利く封入封かん機で作業を効率化！多品種・小ロットの印刷・発送ビジネスを強化しよう！

リコージャパンが数年前から提唱している『RICOH BUSINESS BOOSTER』。

『RICOH BUSINESS BOOSTER』とは、「仕事を創る」「仕事を回す」「仕事が見える」を3つの柱に様々なソリューションを提供し、印刷会社の皆様と共にビジネスの成長を目指す活動のコンセプトです。
今回のコラムでは、多品種・小ロット化が進む封書型印刷ビジネス市場において、いかに効率よく「仕事を回すか」をテーマにお届けしたいと思います。
ここでいう封書型印刷ビジネスとは、DMだけでなく、請求書などの封筒に入った帳票印刷・フォーム印刷物も対象にしています。

近年企業の会計業務の電子化が進み、それに伴って従来紙で出力処理していた帳票系文書の電子化も大きく進みました。特に大企業における納品書や請求書、給与明細などはほぼ電子化され、大量ロットの帳票系出力ビジネスは大幅減少。逆に、帳票電子化ができない中小規模の企業やインハウス処理を外部委託へと検討する企業からの多品種・小ロットの通知系DM（帳票印刷）の依頼が増えているのが現状です。

また、販促系のDMにおいても、コロナ禍を経てWeb広告やメルマガなどのデジタルマーケティングが進んだこともあり、バラマキ型から販促効果や費用対効果の高いターゲットを絞った中小ロットDMが主流になっています。

この動きに拍車をかけるとみられているのが、2024年10月1日に予定されている郵便料金の値上げです。郵便料金の値上げはDMにどのような影響を及ぼすのか、Print Compass編集部では、DM施策を行っているクライアント企業の２００人にアンケートを実施しました。
まずはこちらの結果をご覧ください。

郵便料金値上げで、DMをやめるかを聞いたところ、82.5%の方が引き続きDMを活用すると回答されました。

ただし、通数や頻度を減らす、通数は変えずに内容物（同梱物の点数、色数、サイズ）を見直すと回答された方をあわせると約60％。

その中でも、通数を減らすと回答された方にどのくらい減らすかを聞いたところ、通数を10～20％削減すると回答された方が約60％近くいらっしゃいました。
これらのことから、DMを活用している企業は郵便料金が値上げされてもDMは使い続けるが、通数を減らしたり、同梱する印刷物の点数を減らすなど工夫をしてトータルコストを抑えたい企業が多いということがわかりました。
今後印刷事業会社においては、通数（ロット）が減少する分、新たな効率化の推進や新規案件獲得を増やしていくことが求められていきそうです。

小ロットの封書型DM案件の増加に対応していくために、印刷設備やフローはどうしていくべきでしょうか？
まずは印刷の工程。大量ロットの場合活躍していたオフセット印刷機は、小ロットになると採算性が合わず、不向きです。逆に多品種・小ロットの印刷はオンデマンドプリンターの得意分野。また、最近増えてきている一人ひとり異なる内容を印字するバリアブルDMなどへの対応も、オフセット印刷機では難しいですが、オンデマンドプリンターが得意とするところでもあります。

次に封書型DMの場合、必ず発生するのが封入封かんの工程。
ここで、小ロット案件の封入封かん作業における大手印刷会社と中小規模の印刷会社それぞれが抱える課題を見ていきましょう。

●大手印刷会社の場合
大型や中型の封入封かん機は導入しているものの、それらの設備では小回りが利かず、段取り替えや設定が面倒で、熟練のオペレーターしか対応ができなかったり、受託した仕事の内容によっては封入封かん機メーカーのエンジニアを呼んで対応してもらわないといけないこともある。
また、自社内で対応できない／対応しないと判断した場合には、案件自体を断るか業務を再委託することも。小ロットとはいえ、仕事を失注していたり、外注することで収益率が下がってしまったりといった案件が増えているようです。

●封入封かん機を持っていない中小規模の印刷会社の場合
人海戦術で対応する場合は人材不足の問題や作業自体時間がかかる、人的ミスのリスクがあるといった課題があり、大手印刷会社と同様、封入作業を外注すると、利益確保が難しいといった課題があります。

以上の課題を生産管理で重要な3要素である品質、費用、納期（QCD）の観点でまとめてみました。

では、これらの課題を解決するためにはどうしたらいいのでしょうか。

中小ロット化する封書型印刷ビジネスを効率化し、収益率を上げるためにオススメなのがPOD機と中小ロット対応の封入封かん機の導入です。

中小ロット対応の封入封かん機の操作手順は極めてシンプル。ピッツニーボウズ社のRelay8000を例にとって見てみると、操作が極めて簡単で誰でも簡単に封入封かん作業に対応できることがわかります。

このように、ジョブを選択するだけで誰でも簡単に段取り替えが行えるだけでなく、トレイは簡単な調整のみで使用可能です。

それに比べ大型インサーターはこの段取り替えに時間がかかり、調整もデリケートなため熟知したオペレーターが必要になります。ジョブを選択するだけで誰でも段取り替えできるのは、大型機にはないRelay8000の特徴で小回りが利く（少ロット案件を素早く効率的に処理できる）といわれる所以です。

大型や中型の封入封かん機を保有している大手の印刷会社様ならば、小回りの利く中小ロット対応の封入封かん機を検討されてみてはいかがでしょうか。
また、POD機は導入しているものの封入封かん機を持っていない中小規模の印刷会社様であれば、封入封かん機を導入することで、印刷だけではなく後工程も内製化し、一気通貫で仕事を受注できる体制を整えられるのではないでしょうか。
印刷から後加工までワンストップでの対応を強化することによって、多品種小ロット案件のタイムリーな対応が可能となり、社内の加工高もあげていけるようになります。

ここで、既にあったオンデマンドプリンターと小回りが利く封入封かん機を導入・連携することで、小ロット多品種案件の増加に対応されている小林クリエイト株式会社様の事例をご紹介します。
国内屈指のサービスビューローとして通知物のデータ加工から帳票出力・加工業務などを行う小林クリエイト株式会社様。
下記のような理由から、ピッツニーボウズ社の封入封かん機「Relay8000」を導入しました。

同社では、1日50件～100件、月末には1日1万件ほどのロットの案件でRelay8000を活用されているとのこと。
通知物を制作するだけのBPSから、より広い領域でのBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）を中核とした企業への変革を目指している小林クリエイト様にとって、増え続ける小ロット案件に対応していくためには、小回りの利く封入封かん機が必要だったのです。
岡本取締役は「最高の品質とサービスを提供し、お客様からありがとうと言われる企業を目指す。お客様から頂いた仕事はどんなに小さな案件であっても、丁寧にこなすことを心掛けている。そのためにRelay8000は、当社に欠かすことのできないインサーターとなっている」と語ります。

参照： 印刷業界ニュース PJ web news「小林クリエイト、BPOを中核とする企業への変革を目指す」

DMや請求書などの帳票だけでなく、今後の印刷ビジネスはますます多品種小ロット化が進むでしょう。
こうした動きの中、顧客のニーズに応えていくためには、印刷だけではなく、その後の工程も今までとは違った形でのワークフローの構築を考える必要があります。

リコーはPOD機だけでなく、印刷の前工程から後工程まで、トータルにご提案します。
ぜひ、リコーにご相談ください！
また、今回は封入封かんの話に絞ってお届けしましたが、それ以外の後加工機活用事例もご用意しています。ぜひダウンロードしてご覧ください。

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