業務を効率化する
2020/01/17
「小ロット」「多品種」も怖くない！ジョブをまとめて印刷を効率化！
印刷業界では、インターネットを通じて注文・入稿を受け付け、制作、印刷、加工などを行い納品する「Web to Print」の仕組みが広がっています。その普及と同時に、小ロットの注文や短納期などの要望が増え、依頼される印刷の内容も多様化。印刷の現場の業務量が増加しています。細分化する注文にどう効率的に対応していくのかが、これからの印刷会社の課題のひとつです。
顧客の多様なニーズに的確に対応しながら、効率的に印刷を進めるためのツールとして注目されているのが、ジョブを管理して業務を合理化するシステムです。その役割は簡単にいうと、「受注した案件を入稿された順番に進める非効率な方法ではなく、同じプリンターの設定で対応できるデータをまとめて印刷する」という仕組みを作ること。今回は、小ロット・多品種印刷を効率化するためのポイントと、業務の生産性を上げるために必要なツールについてご紹介します。
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「小ロット」「短納期」「多品種」の需要がますます高まっていませんか？
ニーズの多様化が進むほど、印刷を行う現場の工程は煩雑になります。大量に入ってくる多品種・少量のジョブに対応するためには、用紙や印刷機器を変更する「段取り替え」が、短いスパンで必要。印刷後の加工も、その都度内容を変えて指示しなければいけません。件数が増え、段取り替えの回数が増えることで、従業員ひとりあたりの作業負担も増加。ミスの発生や、長時間労働の原因にもつながります。
また、サイズ・用紙・加工などがそれぞれ異なる大量の入稿データの管理も、現場の負担となります。大量に入ってくる多様な注文は、通常のパソコンのオフィスソフトで、人手で管理することには限界があります。需要が高まる「小ロット」「短納期」「多品種」の注文に、クオリティを保ちながら生産性を上げて対応することが、印刷業界の課題のひとつです。
システムで解決！小ロット・多品種印刷を効率的に回すには
小ロット・多品種の大量の注文を正確に受け付けて、効率的に業務を進めていくためには、印刷データを管理する仕組みが必要です。その解決策となるのが、データの管理を自動化するシステムの導入。その主な役割は、「印刷ジョブのバッチング」「面付けの自動化」「トラッキング」の3つです。それぞれ、詳しくご説明します。
1. 印刷ジョブのバッチングで効率化
細分化されたWeb受注案件を効率的に進めるために必要なのが、受注データのバッチングです。「Batch」とは、「括る」という意味。多種多様な注文内容を、「どんな用紙を使うか」「どんなプリンターが必要か」「後工程は何をするのか」といった属性でひとくくりにすることが、業務を効率化するポイントです。属性ごとにまとめて作業を行うことができれば、印刷業務の効率化が図れます。
従来、Web to Print経由の案件は、注文を受けた順番に作業が進められていました。その仕組みだと、一度の少量印刷をするたびに、毎回、印刷機の設定や用紙を変える「段取り替え」を行う必要があるため非効率です。バッチングは、同じ方法で印刷できる制作物をまとめて、複数の案件の作業を続けて行うことで効率化を図る仕組みです。属性ごとに作業をするため、段取り替えの回数が最低限で済みます。印刷工程の後に控える加工も、案件ごとにまとめることで効率化できます。
印刷データ管理システムを使えば、このバッチングが自動化できます。システムが、複雑化・細分化したジョブをまとめて、もっとも効率のいい方法で印刷を進めるために、業務を組み立てなおします。
2. 入稿データの面付けを自動化
それぞれの入稿データに必要な面付けも、現場の業務を圧迫する作業のひとつ。システムを活用すれば、Webを介して入稿されたデータの自動面付けも可能です。バッチングした属性ごとの面付けや、面付けデータと製本機や断裁機を連携することも可能。現場の作業負担を軽減します。人の手を介さずに後加工のステップとつなげることもできるため、人為的なミスも削減できます。
3.トラッキング機能で作業の進捗を可視化
システムの活用で、印刷業務の進捗管理（トラッキング）も可能です。印刷の進捗を、上流のWeb受注システムとも連携。各POD機のセンター管理機能によって、納期を警告する機能などでスケジュールのチェックができます。機器のトラブルも迅速に把握することができるため、代替機による出力などの対応もスムーズ。納期ごとにジョブを並び替えて業務状況を可視化することもできます。
小ロット印刷の効率化は人材不足も解消する
小ロット印刷業務の生産性を上げることは、人材や働き方の改善の面でもメリットがあります。従来の方法で、ひたすら少量の件数をこなしていくだけでは現場も疲弊します。人材不足が深刻化する中、単価の低い案件に多くの人手を割くことはリスクがあります。
小ロット・多品種の受注を効率化し、必要以上のコストや人手をかけない仕組みを作れば、現場の働きやすさも向上し、優秀な人材確保にもつながります。大口案件への営業活動や新規ビジネスの拡大など、会社の将来を左右する事業に貴重な人的リソースを注ぐことも可能になるのです。
まとめ システム導入を進めるには？
スピーディーに注文ができるWeb to Printは、クライアントにとってすぐに小ロットの印刷物を作れる便利な仕組み。デジタル化の流れに伴い、これからさらに普及が進んでいくでしょう。この時代の流れにしっかり対応し、小ロット印刷の生産性を上げる仕組みを作れば、人材確保だけでなく、Web経由の受注で安定的に収益を上げることにもつながります。
小ロット印刷のスムーズな対応には、データ管理システムの導入が不可欠です。Web経由案件の処理にに頭を悩ませている方や、新システムに興味はあるけど知識がないという方は、ぜひリコーにご相談ください。リコーでは、TotalFlow BatchBuilderという印刷業界向けのシステムを提供しています。システムのメリットや使い方についてもっと知りたいというお問い合わせも、お待ちしています。
