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印刷業の「これから」をもっと強くするBCP策定のススメ

印刷業の「これから」をもっと強くするBCP策定のススメ

東日本大震災をはじめとした地震や、近年日本各地に被害をもたらしている豪雨のみならず、世界規模の感染症拡大など、様々な災害に見舞われる中で必要性が高まっているのが、企業のBCP(Business Continuity Plan=事業継続計画)です。
特に中小企業ではBCP対策が進んでいる企業はまだ少なく、すぐに整備する必要性を感じている方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、BCPの基礎知識と、策定のステップについてお伝えします。

ノウハウの実践方法をまとめた
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目次

BCPとは?

BCPとは、Business Continuity Plan=事業継続計画の略。災害が起きたとき、事業を早期に復旧させて、継続するための対策のことです。

内閣府が定めた「事業継続ガイドライン第三版」はBCPを、「大地震等の自然災害、感染症のまん延、テロ等の事件、大事故、サプライチェーン(供給網)の途絶、突発的な経営環境の変化など不測の事態が発生しても、重要な事業を中断させない、または中断しても可能な限り短い期間で復旧させるための方針、体制、手順等を示した計画」と説明しています。災害などの緊急事態の回避ではなく、災害が起きてしまったときにどう対処するかというのが、BCPの考え方です。

BCPは、企業が災害の被害から復旧し社会に商品やサービスを提供し続けることを目的としていますが、その計画の前提にあるのは、社員の身の安全です。事業の継続を担う社員の無事が、早い復旧につながります。災害発生直後に社員の身を守る企業や個々人の防災対策が、BCP策定の基礎にあることは押さえておきましょう。

BCP対策のメリット

企業にとってBCP対策を進めることには、災害発生の有無に関わらず、企業価値の向上などのメリットがあります。主なメリットは次のとおりです。

災害時でも混乱のない復旧が可能に

BCPの最大のメリットは、災害時に事業を早く復旧させられることです。災害時のマニュアルを作成しておけば、非常事態にも冷静に、迅速に対応することが可能です。

災害時に社会に対する役割を果たせる

災害が起きた時にも、世の中が求めるサービスや商品を変わらず提供し続けることで、企業としての社会的な責任を果たせます。非常事態下の対応によって企業イメージが向上するという長期的なメリットもあります。

取引先や顧客から信頼を得られる

災害時に向けた対策を社外に発信することで、リスク管理が徹底している優良で安心できる企業というイメージにつながります。取引先や顧客からの信頼を得ることが可能です。

事業の優先順位や防災計画を再確認できる

BCPを策定することで、自社にとって重要な業務や資源、また防災計画について改めて確認することができるという副次的なメリットもあります。BCP策定のためのリサーチが、平常時の業務効率化や経営判断にも役立ちます。

BCP対策の例

BCPは、さまざまな角度から事業を見直して進める必要があります。具体的な対策の一部をご紹介します。

安否確認体制の整備

社員の安否確認体制の確保はBCP対策を進める上で必須です。被害の状況を正しく把握することで、社員への迅速で的確な指示出しが可能になります。

データのバックアップ

災害時に事業を継続するために重要なのが、各種データの確保です。事業再開に必要な経営に関わるデータはもちろん、印刷会社の財産である過去の印刷データを失わないように、こまめにバックアップを行いましょう。地域リスクの分散の面ではクラウドサーバーを活用したバックアップも有効です。
また、重要な紙資料や原稿が災害で損失するケースに備えて、資料を電子化して保存することも有効です。

データのバックアップ

▶︎クラウドストレージ活用について知りたい方はこちら

代替手段の準備

災害で業務に必要な資材などが失われたときの代替手段を準備しておくことも重要なBCP対策です。生産工場や資材調達元、データセンターなど、業務運営に必要な要素の代替策を決定しておきましょう。
また、代替手段の準備と合わせパレットや棚を活用し、床より高い場所に置く、火器・電源から遠ざける、転倒・転落を防ぐ対策を施すなど、被害を抑える工夫も肝要です。

複数拠点体制によるリスク分散

平常時から、生産拠点や資産を複数に分散しておくことは災害対策として有効です。ひとつの拠点の機能が失われても事業が継続できる体制を整えることで、スピーディな業務再開ができます。
同じ拠点内でも保管場所を分散するなど身近なところから始めてみてはいかがでしょうか。

テレワークの導入

災害時の復旧対策が万全でも、仕事をする社員が出社できない状況であれば業務を停止せざるをえません。オフィス・工場でのみ業務が可能なルールの場合、交通機関の麻痺や出勤の抑制などで出社できず仕事ができないリスクがありますが、テレワークや在宅勤務ができる体制があれば、災害時に出勤せずとも社員が業務を続けることができます。

実際に対面営業が主流、工場の稼働が必須、となっている印刷業界ではどの程度対策が取られているのでしょうか?

テレワークの導入

※回答数74件、複数回答可。リコージャパン調べ。4月23日~5月8日にかけて全国の印刷会社様向けに行った「新型コロナウイルスに伴う印刷業の変化」と題したオンラインアンケート。

結果としては、60%の会社がリモートワークを推進しており、時差出勤や輪番出勤など、他の対策も含めると80%以上の企業が何らかの対策を取っており、印刷業界においても働き方の変化が大きく求められている、と言えそうです。

▼全国の印刷会社様における「新型コロナウイルスに伴う印刷業の変化」について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

▶︎<大公開!>印刷業における新型コロナウイルスの影響は?

多能工の育成

特定の専門工程にとらわれることなく、前後の工程や、多忙となりボトルネックとなりやすい工程等を習熟しておくことで、やむを得ない自体でも、限られたメンバーで業務継続が可能となります。また、工程間の理解が深まることで、通常時の業務効率化にもつながります。

BCP策定のステップ

次に、BCP策定を具体的に進める上でおすすめの手順を紹介します。

①社内のBCP推進体制の確立

緊急事態への対策の必要性を理解し、責任者を専任しBCP推進体制を整備します。
全社統一の推進が望ましいですが、支社・拠点ごと、部門単位での推進も有効です。
・社長 ・工場長 ・部門責任者 など

②自社が遭遇しうるリスクを把握

自然災害、感染症の流行、急な経営環境の変化など自社が操業停止に陥る事態を確認します。
・火災 ・台風による浸水 ・大規模な停電 ・操業自粛等

③災害時の安否確認体制を整備

安否確認体制の整備など社員の安全を確認する体制を整えます。
・連絡方法は? ・携帯電話が不通の場合は? ・近くに安否の確認できる機関は?

④BCPの対象とする事業業務を確認

緊急事態時に優先して継続すべき業務を決定します。
・印刷部門(核となる機械) ・発送部門 ・資材管理部門 ・経理部門 ・クライアント対応部門 等

⑤社内プロセスの復旧優先順位を決定

業務再開のために必要な社内プロセスや機能を確認し、復旧の優先順位を定めます。
・どの業務が復帰すれば核となる業務が運営できるか?
・核となる取引先は?

⑥事業継続のための代替手段の検討

臨時の社員、資金、アウトソーシング先の確保、データセンターなど災害時の代替手段を検討します。
・主要取引先以外の仕入れ先の確保
・離れた地域でのアウトソーシング
・蓄電設備の活用 等

⑦目標復旧時間の設定

システム、管理部門、工場など対策を優先すべき業務の復旧までの目標時間を設定

⑧BCP発動基準の明確化

主要事業の継続に影響を与える事態を想定し、自社のBCP発動の基準を定めます。

⑨出社体制のルール決め

緊急時に会社で対応を行うメンバーを定め、無理な出社をさせないためのルールを作ります。
・必要最小限の人数の算出
・業務を行うキーマン、グループの策定 等

⑩BCP計画を策定する

部門ごとの対応手順やBCP投資の予算などを定めます。

⑪BCPのマニュアル作成

社員の誰もが理解できるわかりやすいマニュアルを作成し、各部署に配置します。
停電や火災、浸水等に備え、複数個所・複数媒体での保管が望ましいでしょう。

⑫社員の理解を深める

社員にBCPの考え方や災害時の対応への理解を深めるための研修を実施します。
策定のみでは効果がありません。各社員にしっかりと浸透させ非常時への心構えを根付かせましょう。

⑬BCPの定期的な見直し

新たな危機の発生や社内システムの変更に応じて計画を見直す。
今の「想定外」を、今後の「想定内」にしていくことが大切です!

まとめ:計画だけで終わらないBCP対策を!

BCPは、策定をして終わりではなく、実際の災害時に意味をなすものにすることが大切です。そのために重要なポイントは、計画の策定自体を目的にしないこと。計画の実行をイメージして、実現可能なプランを立て、また誰が見てもわかる簡潔なマニュアルを作成することも成功のカギです。

非常時の体制確保で、企業の基礎を強くするBCP対策。企業の未来を守るためにも、策定のステップに従ってBCP対策を進めてみてはいかがでしょうか?

参考・出典

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