あなたの会社に強力助っ人? 人為的ミスを根元から断つ秘密兵器とは

あなたの会社に強力助っ人? 人為的ミスを根元から断つ秘密兵器とは

誰かがやらないといけない、毎日繰り返される単純作業。
単純とはいうものの数が多いと時間もかかるし失敗することもチラホラ。「単純作業って苦手なんだよねー」なんて声も聞こえてきそうです。

印刷における印刷指示作業はまさにそんな業務ではないでしょうか。そうは言っても印刷ミスが起こってしまえば単純に利益が減ってしまうのでとても気を使う作業です。

ミスをなくしたい!早く終わらせたい!本日はそのようなどんな企業にも存在する印刷指示作業のお悩みについて、「どうせ高価なシステムの導入が必要なんでしょう?」とはならない現実的な解決策を考えていきたいと思います。どうぞ最後までご覧ください。

ノウハウの実践方法をまとめた
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目次

さぁ新しい仕事をとるぞ!……と、思った先の落とし穴

新型コロナウィルスの影響下で新たな仕事・案件を増やそうとした場合にかつての様に大口の仕事をドカンと一件というよりは小さな仕事をいくつも受けていくことがあるかもしれません。イベント規模の縮小、少人数で開催される会合など以前よりも少部数の印刷が求められる場面は増えているかと思います。

そうと決まれば早速小口の新しい案件をどんどん取りに行くぞ!と行きたいところですが、実はそこにはいくつかの落とし穴がありそうです。

小口でも案件数が増えるごとに業務量も増えていく……

小口の案件を数多く取って利益を増やしていく。もちろんこれは非常に良いことですよね。しかし仕事にかかる人員数や工数はロットに関わらず同じなので、小ロット多案件の状態では人員を増加するのか、あるいは従業員に多くの時間を働いてもらうような状態になるのではないでしょうか。場合によっては追加の設備投資なども視野に入れなければいけないかもしれません。

小口でも案件数が増えるごとに業務量も増えていく……

会社の業績の為にも新規案件の受注は増やしていきたいところですが、増やせば増やすほど人手や設備に費用がかかり「売上の割に利益が伸びない」なんて事態に陥ってしまう、と想像されて新規営業や事業拡大に慎重になられる方もいるのではないでしょうか。

「ミス」や「待ち時間」の増加というネガティブ要因も…

また案件を増やした際の落とし穴は人件費や設備投資などの目に見えやすい部分だけではありません。

我々人間が行う仕事にはどうしてもミスはつきもの。印刷ミスによるヤレの発生は刷り直しというコスト/時間の両面からロスを引き起こしますが、業務量が増えれば増えるほどミスの数もおのずと増えていってしまいます。用紙銘柄の設定を間違えた、サイズを間違えた、部数を間違えた……仕方がないとはいえできるだけ避けたい問題がこの印刷ミスではないでしょうか。

ミスを減らすための二重チェック、三重チェックも最初は役に立つものの徐々に形骸化し、結局ミスゼロという境地までは行きつかないなんてこともよくありますよね。「ミスを起こさない様に」という守りの時間が増えるばかりになってしまい、せっかくの業務拡大がそのままプラスに転じない、なんていうもどかしさはここでも発生してしまいます。

また、たくさんの業務をこなすことで同じように増えてしまうのが「待ちの時間」。忙しいにもかかわらず「印刷が終わるまで後加工ができない」といったことに代表されるスタートからゴールまでのフローがスムーズに流れていかない状態は待たせている方にも、待っている方にも非効率的で気持ちのいい仕事ができませんね。会社全体を見てみても稼働率や生産性など無視できない問題に関わってきます。業務効率は効率そのものもそうですが、不要な残業を呼び起こす種になってしまいそうです。こんな時間、皆さんの会社にもありませんか?

忙しくても、意外と「待ち」がある・・・

業務拡大に付きまとうこんな課題、“あるある”ではないでしょうか?

ここで実際に印刷会社様からお聞きした、解決しにくい問題の生の声を挙げてみましょう。実際に読者の方の会社でも「あるある」と思うようなことがあるのではないでしょうか。

  • 業務増に伴い新しいスタッフを増やしたが操作指導、技術習得に時間がかかる

  • そもそも印刷オペレーターとして新たに人員を雇おうとしてもなかなか人が集まらない

  • ミスが発生するとやり直すことはもちろんだが、従業員のモチベーションも低下し、生産性が低下してしまう。

  • 印刷を待つ時間がもったいない。忙しい中で人や機械が休んでいる時間が発生してしまうので印刷工程がうまく組めない。

  • 繁忙期にだけ増加した印刷量に対応が間に合わないので、そのためだけに設備投資をしなければならなかった。

人材確保と育成、生産性や収益性に課題を感じるといった意見が非常に多く見受けられます。

解決の糸口は「印刷指示業務」にあり!?

上述のように、小口の案件を新たにたくさん受注するのは小さくない課題がありそうです。しかし「小ロット多案件をこなしていく手法」は、それさえ解決できればとても安定する手法とも考えられます。というのも印刷業の仕事の約7割は再版・改版といった「リピート受注案件」リコージャパンが行った独自調査)。価格改定や内容変更など小ロットならではの何度も頻繁に行われる改版をしっかり乗りこなすことができれば、今の時流を加味しても企業として安定した状態に近づけそうです。

業務量の過多、人員不足、設備投資の必要性、ミスの増加、待ち時間の増加、と様々な課題が出てきましたが、これらの共通点を探していくとキーとして浮かび上がるのは「印刷指示業務」。

業務量の過多

「印刷指示」業務の絶対数の増加(工夫の余地の少ない単純作業)

人員不足/設備投資の必要性/待ち時間の増加

「印刷指示」業務に時間がかかり、その間印刷機や後加工機に空白の時間が

ミスの増加

「印刷指示」業務を人が行うゆえに必ず発生

そう、全て「印刷指示業務」がトリガーになっているんです。
ということは、「印刷指示業務」をスピーディーに、人間の代わりに、ミスなく延々と自動で行ってくれる仕組みがどこかにあれば、「あるある」と思った生の声はどれも解決できるのではないでしょうか。

そんな都合の良いものはあるのでしょうか?いよいよ次の章では具体的な解決方法を見ていきましょう!

そのお悩み “ロボ”が解決してくれるかもしれません

「え、ロボ?また高額投資が必要そうな話を……」
「そんなの夢物語だろう……」

と思われたそこのあなた、もう少しだけお付き合いをお願いします。
まずはこちらの動画をご覧ください。

いかがでしたでしょうか。課題解決のイメージが湧いてきましたでしょうか。この動画に出てきた“ロボット”について、少し解説させていただきます。

指示書の通りに印刷設定し続けるRPAロボット

ロボットがやっておきます!

リコープリンティングロボの出来ることは作業のもとになるExcelファイル、もしくはCSVファイルなどの印刷指示書(※)を読み、印刷設定を行い人の代わりを進行すること。ロボに読ませる印刷指示書の通りに印刷を行ってくれるので、人為的なミスは起こらずに稼働し続けます。もちろんロボットなので、夜間も含め24時間働くことが可能です。

  • ファイルは特別なフォーマットが必要なわけでは無く、お客様が普段使っているExcel・CSVがそのまま使えるものとなっています。

このロボット、パソコン上で行う『マウスやキーボードの作業』を自動化するシステムである、いわゆるRPAなのです。一般的な汎用RPAは専用のプラットフォームを用意するための初期費用やランニングコストが高価なもので大手で扱われているようなソフトウェアになります。また、プログラミングなど一定のスキルが求められますので知識を持ったスタッフが必要です。それに対してリコープリンティングROBOは印刷に特化しているので安価なもので初期費用0円、月額50,000円からのご利用料金、プログラミングの知識などが必要なく導入可能なものになっております。

こんな悩みが解決されます!

ロボット

【多店舗チラシの印刷業務】店舗名や写真、文言など印刷物の一部だけが異なる多数のジョブを印刷している。段取り変えは少ないが、とにかく量を捌く仕事なので薄利多刷でミスによるヤレの損失の影響が大きい。

①自動で印刷指示が行われるため業務負荷軽減、機器稼働率アップ
②印刷指示書の読み間違いによる人為的なミスが解消され、ヤレによる損失回避

ロボット

老朽化やリース切れによる設備の集約、統合などによって既存のオンデマンド機機ので今までの印刷ボリュームを刷らないとならなくなり、印刷指示業務が間に合わず、稼働率が上がらない。

大量の到底間に合わない量の印刷指示も、夜間も稼働し続け、休むことなく動き続けるリコープリンティングロボが代わりに作業し稼働率が上昇。

ロボット

作業指示が複雑。配送仕分けの効率の為に複数のPOPを店舗ごとにPDFデータにしているのでデータの中で用紙やサイズが違う(PDFの1ページから20ページまでは上質紙でA3、21ページから30ページは耐水紙でA4など)

ロボットの個別開発で特殊な業務フローに対応(機械的に判断できる単純作業はロボットの個別開発が可能です)。

毎日繰り返される単純作業をロボットに変えることで、人為的ミスの解消、業務量増加への対応、働き方改革の実行などが見込めるので、新しいビジネスで増えていく業務量も対応することが可能になってきます。

まとめ

働く人のパートナーに

新しい仕事をとるぞ!と思うと、その足を引っ張るかのように必ず現れる「業務上の課題」。その中でも「印刷指示」に焦点を当ててお話をさせていただきましたが、冒頭に記したとおりに印刷指示一つとっても

  • ミスによる生産性の低下
  • 人材の確保/指導
  • 忙しいのにスタッフやマシンが暇を持て余す「待ちの時間」

と様々な問題があることが分かっていただけたかと思います。それらを解決するために印刷に特化したRPAロボットの一種、リコープリンティングロボは今まで人が行っていた単純作業を人の代わりに行ってくれるというわけです。

それにより、今まで印刷指示に東奔西走していたスタッフを人にしかできない作業へ人員を割り当てることができるので会社の利益の生み出し方や働き方が大きく変わってくることでしょう。

ミスが起こってほしくない印刷指示をロボが代わりに行うことで損失の最小化が行われることはもちろん、夜間も休みなく稼働し続ける点から設備の稼働率向上も達成されるかと思います。設備投資にコストをかけたり、専門知識を持ったスタッフを雇ったりするようなことをせずとも扱える、リコープリンティングロボが業務拡大を行うために、あなたの会社の役に立つ日は近いかもしれません。

実際に見てみたい、詳しく話を聞いてみたいという場合にはオンラインによるデモや見積もり希望などについてお問い合わせいただければと思いますのでよろしくお願いいたしします。

お見積りやデモのご依頼はこちらからお気軽に!もちろん無料です!

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