目指せ!印刷会社のDX コミュニケーションのデジタル化 おすすめツール3選

目指せ!印刷会社のDX コミュニケーションのデジタル化 おすすめツール3選

昨今、IT技術の進化で、最近はこれまでにない急激な情勢変化が起きており、今後そのスピードは更に加速していきます。
それに伴い、いままでの仕事のやり方では、そのスピードに追い付いて行くのは難しいとの声もよく聞かれます。
例えば、印刷業界における優先課題である「売上拡大」。

これを実現して行くため、現在オフセット印刷からデジタル印刷へのシフトに代表されるように、印刷(生産)にかかわるデジタル化によって新しい商材の創出やビジネス拡大が進行しつつあります。

一方で、印刷(生産)分野以外の社内業務のデジタル化、最近流行りの言葉にすると“DX”の推進はどうでしょうか?

更なる売上拡大実現に向けて、お客様とのコミュニケーション機会の拡大し、関係力を強化していくことは必要不可欠です。しかしながら、多くの印刷会社では、それが営業マン頼みになっているのが実情なのではないでしょうか?

人材確保も厳しい中、コミュニケーション機会を強化するため、単に営業人員を増やす等と言った事は、現実的ではありません。
そこで、IT技術を上手く活用することによって、単純作業や社内の情報共有のデジタル化を実現し、人手不足の解消・業務効率化を進めていくことが求められます。

このコラムでは、印刷業の優先課題である「売上拡大」実現の為に必要なお客様とのコミュニケーション機会を拡大し、それを効率的に実現するデジタル化ツール3選をご紹介します。

ノウハウの実践方法をまとめた
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目次

① “問い合わせ対応”のデジタル化
<RICOH Chatbot Service>

RICOH Chatbot Service

印刷物のネット通販などの拡大により、印刷業界にもWebの活用によるビジネスの拡大が浸透してきています。
自社ホームページのリニューアルや、ECサイトの構築など、商圏拡大、新規お客様の獲得を目的としたWebビジネスの環境構築を推進している印刷会社も少なくないのではないのでしょうか?

しかしながら、商圏を拡大し、お客様が増えると、必然的に問い合わせの件数も増加します。もちろんこれは大切なお客様とのコミュニケーションの機会なのですが、こんな課題はないでしょうか?

  • 問い合わせに対応できる社内の人材は限られている。
  • 問い合わせ対応の為に、他の業務が圧迫されてしまう。
  • 24時間365日対応などは難しい。

このような課題を解決して行かなければ、逆にお客様満足度の低下を招き、消費者の離反に繋がるリスクがあります。
せっかくお客様を増やしたのにその後リピーターになってくれず、結局長期的な売上拡大に繋がらない、となっては本末転倒ですし、「使いにくい」「サービスが悪い」のような評判が立って他のお客様にも影響が出るのは避けたいところです。

そこでご紹介するのが、「RICOH Chatbot Service」です。

このサービスは、AIの技術を活用し、Webからの問い合わせの1次対応を自動化します。
管理者は、事前にExcelで想定されるQ&A表を作成し、クラウド上にアップしておけば、Web上から来たユーザーの自然言語(問い合わせの類義語や言葉のゆらぎなど)をAIが判断し、Q&Aに基づいて一番近しい質問の候補、回答を提示します。

RICOH Chatbot Service

※実際の画面イメージ

よって、RICOH Chatbot Serviceを導入することで、

  • お客様はすぐにほしい情報をGETできて満足度アップ
  • 対応する専門の人間もいらないので、社員は自分の仕事に集中できる
  • 人間と違い、24時間365日働いてくれるので土日の急な対応も不要

このようなメリットを得ることができ、今まで以上に、顧客との関係力強化・売上アップを実現しやすくなります。

また、このように問い合わせ業務を効率化するだけではなく、問い合わせ対応をデジタル化し、情報を蓄積して行く事で、消費者の興味分野や関心事を分析することもでき、マーケティングや営業活動にも活かして行く事も可能となります。

▼さらに詳しくRICOH Chatbot Serviceについて知りたい方向けに無料ダウンロード資料をご用意しました。こちらからダウンロードしてご活用ください。
https://printing.ricoh.co.jp/download/d00010.html

▼商品サイトはこちらから
https://www.ricoh.co.jp/service/chatbot

② チームによるお客様接点活動
<RICOH カンタンストレージ活用シリーズ>

RICOH カンタンストレージ活用シリーズ

印刷会社でも導入が進んでいるクラウドストレージサービス。

  • 大容量データの保管、共有
  • 社内サーバーのダウンリスクの軽減
  • データのやり取りにおけるセキュリティレベルの向上

このように容量の大きいデータの保管やお客様とのやり取りを行なう印刷会社が導入するメリットは数多くあります。

しかし実は、単にクラウドストレージを導入しただけではまだまだ印刷会社にとって課題がありそうだ、という事が分かってきました。
というのも、色校正等、どうしても印刷会社の場合、最終的に紙に出力した校正原稿でのやり取りが発生します。
その際、

  • 入稿データはクラウド上にあるのにそれ以降は紙でのやり取りが発生する…
  • 紙データだと結局会社に戻って確認する必要があって大変…
  • お客様の赤入れした校正原稿がどこに保管されているか分からない、営業と情報連携できてない…

上記のような状態になってしまい、結局あまり効率化が出来ていないと感じている方が多いのではないでしょうか?

逆にいえば、この赤入れなどをした紙の出力物も電子化してクラウド上に保管しておくことができれば、更に社内間での情報連携や活用が進みます。
これらを実現するツールとして、ご紹介するのが、データだけでなく、紙文書もクラウドにデジタル化し、保管・活用できる「RICOH カンタンストレージ活用シリーズ」です。

<RICOH カンタンストレージ活用シリーズとは?>

これを活用すれば、赤入れした校正原稿をスキャンするだけでクラウド上にアップすることができます。
すると、制作部門が原稿をお客様と共有して、校正作業を直接お客様とやり取りできるようになるので、よりお客様とのコミュニケーションが活性化につながります。
加えて、従来のような、お客様⇔営業⇔制作における伝言ゲームでのやり取りがなくなるので、校正ミスなども未然に防ぐことも出来ます。

このように、紙文書主体で行っていた印刷会社の業務も「RICOH カンタンストレージ活用シリーズ」を使えば、カンタンに電子化してデータ連携出来るようになるので、部門関係なく、チームでお客様接点活動が可能となり、顧客関係力強化につながります。

▼さらに詳しくRICOH カンタンストレージ活用シリーズについて知りたい方向けに無料ダウンロード資料をご用意しました。こちらからダウンロードしてご活用ください。
https://printing.ricoh.co.jp/download/d00010.html

▼商品サイトはこちらから
https://www.ricoh.co.jp/mfp-ex/input/kantan_storage

③ お客様情報を会社の資産に
<RICOH カンタン名刺電子化アプリ for 連絡とれるくん>

RICOH カンタン名刺電子化アプリ for 連絡とれるくん

名刺は、お客様から頂ける貴重なお客様情報です。しかしながら、こんな事はありませんか?

  • 名刺は営業担当者が個人で管理している
  • 営業担当者がいないと、お客様の連絡先がわからない
  • 営業担当者が変わる度に、お客様情報の引継ぎが上手く行かない

せっかくのお客様の情報を会社の資産として活用できていなければ、既存のお客様の深掘り、リピート受注の獲得が出来ず、機会損失となり、今後のお客様との信頼関係構築や自社の売上拡大にも影響を及ぼす可能性があります。

とはいえ、名刺は紙なので、忙しい営業マンがシステムに都度入力したり、一枚一枚スマホで写真を撮って読み込んだりするのは非常に作業負荷が掛かります。

そこでご紹介するのが、「RICOH カンタン名刺電子化アプリ for 連絡とれるくん」です。

このアプリは、登録したい名刺(最大21枚)を複合機でスキャンすることで自動的にクラウド上へ登録される仕組みになっており、カンタンな登録作業だけで、名刺を会社の情報資産化することが可能です。

カンタンな登録作業だけで、名刺を会社の情報資産化することが可能

また、クラウド上に名刺情報が登録されると、営業部門はもちろんのこと、全ての部門でお客様情報を共有することができます。
更に、登録されているお客様から連絡が入った際には、クラウド上からお客様情報を照合し、携帯電話に連絡先が登録されていない場合でも、スムーズにお客様とのコミュニケーションが図れるようになるだけでなく、携帯電話を紛失して情報が流出してしまうようなリスクも軽減できます。

携帯電話を紛失して情報が流出してしまうようなリスクも軽減

このように、「RICOH カンタン名刺電子化アプリ for 連絡とれるくん」を活用して、名刺情報を会社の情報資産にする事は、お客様とのコミュニケーションの頻度、品質を高め、売上拡大にもつながる第一歩となります。

▼さらに詳しくRICOH カンタン名刺電子化アプリ for 連絡とれるくんについて知りたい方向けに無料ダウンロード資料をご用意しました。こちらからダウンロードしてご活用ください。
https://printing.ricoh.co.jp/download/d00010.html

▼商品サイトはこちらから
https://www.ricoh.co.jp/service/chatbot

まとめ

いかがだったでしょうか?
お客様側からのコミュニケーション手段が多様化して来ているいま、印刷会社においてもIT技術を活用し、時代に即した新たな業務フローの創出が必要となって来ています。
お客様とのコミュニケーション手段のデジタル化(DX)は、自動化・省力化といった業務改善の側面だけではなく、印刷会社の経営課題である「売上拡大」の実現にもつながってきます。
業務のデジタル化(DX)は、大きな投資を行なって、一気に進めることも必要ですが、世の中の流れ、自社のビジネスモデルに合わせて、日々の業務改善につながる第一歩をまずは踏み出し、ステップを追って実現していきましょう!

また、本コラムで、お客様とのコミュニケーションのデジタル化(DX)の実現についてもっと詳しく知りたいお客様は、下記問い合わせフォームで【業務効率化の無料相談】を選択の上、ご連絡ください。後日リコージャパン営業よりご連絡させていただきます。

▼無料相談はこちら
https://printing.ricoh.co.jp/contact/

また、ご紹介したツールをさらに詳しく説明した無料ダウンロード資料をご用意しました。是非ダウンロードしてご活用ください。

▼資料のダウンロードはこちら
https://printing.ricoh.co.jp/download/d00010.html

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